Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades
personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán
desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar
con otras personas como miembros de un equipo. Dentro de las cualidades
personales más importantes que una secretaria debe poseer son las
siguientes:
Discreción:
Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y
tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos
alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la
información que conoce.
Adaptabilidad: Se requiere
que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente,
de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener
disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.
Iniciativa y
capacidad de trabajo: se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene
toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo
indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de
su jefe con precaución y criterio.
Puntualidad: Es una
manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el
cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores
encomendadas.
Responsabilidad: Implica que
la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin
necesidad de supervisión.
Limpieza
y orden: Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos,
armarios y estanterías en orden y limpios.
Paciencia: La secretaria
debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no
marchen como lo espera.
Cooperación: El trabajo
administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la
secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de
trabajo.
Buen
criterio: Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar
información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que
sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.
Buena
voluntad: Toda organización requiere en algunas oportunidades de
un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener
la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y
calidad.
Dedicación: Durante el
tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar dedicación en su
trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus
quehaceres habituales.
Pulcritud: Todo trabajo
encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentación debe
ser impecable.
Previsión: Significa
saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la organización.
Sinceridad: La relación
jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la
secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe cuando
este la solicite.
Buena educación: Es indispensable
demostrarla en el trato con el jefe, compañeros de trabajo, personal de la
empresa, clientes y visitas.
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